Звички, які заважають працювати та розвивати бізнес, та як їх подолати
З настанням нового року ми традиційно хочемо щось змінити у своєму житті на краще. Намагаємося позбутися шкідливих звичок, підвищити свою продуктивність і досягти нових цілей. Та тільки виходить не у всіх. Причини різні, і одна з них – звички, які ми найчастіше не помічаємо, вважає колишній дизайнер Google та співавтор книги «Знайди час. Як фокусуватися на головному» Джейк Кнапп.
Ми проаналізували його ідеї, вивчили результати різних досліджень та склали список основних звичок, які шкодять вашій продуктивності.
1. Постійно «сидіти» у смартфоні
Ця звичка знайома всім, але мало хто усвідомлює її вплив на своє життя. А воно величезне. Дослідження, проведене в США, показує: у середньому американці переглядають свої смартфони до 262 разів на день, тобто кожні 5,5 хвилин.
46% опитаних визнали, що проводять більше часу зі своїм мобільним телефоном, ніж зі своєю другою половинкою. 40% дивляться в смартфон, перебуваючи за кермом, і 47% не відкладають його в сторону навіть під час побачень чи дружніх зустрічей.
Роботі смартфон теж заважає. Виявляється, більшість людей не розлучаються з гаджетом ані під час робочих зустрічей, ані під час перерви на обід. Багато хто також кладе телефон поряд з комп'ютером, в результаті постійно відволікається на кожне нове повідомлення, порушуючи цим свою концентрацію на робочих справах.
2. Приймати рішення на автопілоті
Щодня дня ми виконує безліч дій, деякі з них робимо на автоматі, не замислюючись. Це негативно позначається на продуктивності та відволікає від важливих справ.
Приклад такої звички — регулярне переглядання робочої пошти або чатів. Ми всі це робимо, і це нормально. Поганою така звичка стає тоді, коли доходить до автоматизму і стає занадто частою. Якщо ви перевіряєте робочу пошту або чат кожні двадцять хвилин, якщо кидаєтеся відповідати на кожен новий лист — це, по-перше, відволікає вас від інших завдань. По-друге, — посилає сигнал колегам, що ви готові кинути все, щоб обробити чужий запит та взяти на себе більше роботи.
Джейк Кнапп у книзі "Знайди час" зізнається: для нього звичкою-автопілотом став айфон. Він «зависав» у ньому навіть у ті години, які збирався провести із сім'єю. Прозрінням для нього стало питання сина «Чому ти так довго дивишся у телефон?», задане під час спільного відпочинку у вихідний день. Кнапп каже, що на той момент не зміг нічого відповісти, тому що особливих причин для перегляду айфона в нього справді не було. Була просто звичка.
Психолог Келлі МакГонігал у книзі «Сила волі. Як розвивати та зміцнювати» зазначає: є певні психологічні фактори, які формують в нас ти чі інші негативні звички. Якщо ви зрозумієте, що це за фактори, зможете позбутися небажаних звичок та покращати свою ефективність.
Для прикладу Келлі згадує свою студентку Мішель. Вона буквально «жила» у своїй електронній пошті: переглядала її шляхом на роботу і назад, під час обіду та сімейних прогулянок. Намагання обмежити себе не допомагали. Тоді Мішель почала спостерігати за собою, щоб зрозуміти, чому і коли з'являється бажання дивитися пошту. З часом вона помітила, що відкриває пошту щоразу, коли відчуває стрес і нервову напругу. Тож прочитання листів виявилося для неї способом позбутися стресу, а не робочою необхідністю, як вона думала довгий час.
3. Відволікатися на неробочі завдання, які «точно не потребують багато часу»
Уявіть: ви сідаєте працювати, старанно виконуєте свої завдання. Потім вам хтось дзвонить, просить хвилинку вашої уваги. В результаті хвилинки розтягуються на кілька годин, потім настає час обіду, потім треба ще відповісти на пару листів на пошті і в результаті проходить день, а робота майже не зроблена.
Це справжня проблема. Ми не помічаємо цього, але завдання, які, як вам здається, займуть лише хвилину, в результаті тягнуть за собою безліч інших справ і відволікають вас від ключової роботи.
Що ж з цим робити?
Джейк Кнапп із колегою Джоном Зарецьки виробили свою формулу ефективності. Вона складається з чотирьох стадій і має такий вигляд:
Перша стадія — це вибір Головного, тобто найважливішого завдання (або завдань) на день. Вам потрібно визначити, чим займатися протягом дня та на що доцільно витратити основну частину свого часу.
Друга стадія — це збереження високої концентрації на обраних основних задачах. Вам потрібно зберігати прицільну зосередженість на своєму Головному, як у лазерного пристрою. Для цього автори книги «Знайди час» пропонують ряд тактик, зокрема:
1. Видалити зі смартфона додатки соціальних мереж (Facebook, Instagram, Twitter тощо). А якщо вистачить сміливості – і браузер із поштою. Всі вони з'їдають час, причому зовсім непомітно для вас самих. Сам Кнапп, за його словами, вже понад 6 років живе з очищеним від всього смартфоном. Він також наголошує: якщо пошта чи Фейсбук вам знадобляться для справи - повертайте їх на телефон, а потім знову видаляйте.
2. Вимкнути повідомлення. Чим менше ваш телефон розповідає вам про нові відео, подкасти та новини, тим менше у вас буде потреби брати телефон у руки й тим менше ви будете відволікатися від роботи.
3. Тимчасово позбутися гаджетів. Спробуйте хоча б раз на тиждень обходитися без ноутбука та телефону. Швидко відповідати на повідомлення та відстежувати останні новини буде незручно, проте у вас з'явиться час зайнятися тим, що важливо, а не тим, що сильніше приверне вашу увагу.
4. Встановити дедлайни або цілеспрямовані робочі спринти замість того, щоб безсистемно хвататися за все, що є у вашому чек-листі.
5. Читати новини раз на тиждень. На думку Кнаппа і Зорецки, більшості людей достатньо вивчення щотижневої добірки новин, щоб бути в курсі важливих подій. Щоденне читання новинних ресурсів швидше зіпсує настрій та з'їсть багато часу, але більше нічого не дасть.
Третя стадія у формулі Джейка Кнаппа та Джона Зарецьки – енергія. Логіка така: потрібно правильно харчуватися та займатися фізичною активністю, адже це покращує самопочуття та заряджає енергією. А без енергії мозку буде важко впоратися з робочими завданнями. Словом, якщо хочете працювати краще та ефективніше, – подбайте про своє тіло.
Четверта стадія – це осмислення. Суть її в тому, щоб регулярно аналізувати власні результати: що зроблено, що ні, чому, як покращити результат. Такий самоаналіз важливий, адже допомагає зосередитись на своїй роботі та покращати її.