Як впоратися з роботою, коли ви керуєте кількома проєктами одночасно?
Чи керували ви кількома проєктами одночасно? Ймовірно, і не один раз. Проте важливо пам'ятати, що наш мозок не звик до багатозадачності, тому, коли ви будете намагатися зробити відразу все – це буде важко і виснажливо. До того ж, деякі дослідники припускають, що багатозадачність насправді може знизити нашу продуктивність на цілих 40%.
Але, якщо вже так склалося і вам просто необхідно працювати над кількома проєктами одночасно, треба шукати шлях, як виконувати свою роботу ефективно і максимально комфортно. Ось кілька порад, які допоможуть вам впоратися з керуванням кількома проєктами одночасно:
- Централізуйте комунікацію
Менеджери не мають часу перемикатися між п'ятнадцятьма різними додатками лише для того, щоб визначати завдання та працювати з окремими командами. Їм потрібен централізований простір для комунікації та чітко визначені правила співпраці. Інструменти для управління проєктами, такі як Jira, Asana чи Trello, також пропонують функцію комунікації, тож майте це на увазі, обираючи відповідне програмне забезпечення для своєї команди.
- Слідкуйте за своєю роботою щодня
Якщо ви керуєте кількома проєктами, можете загубитися в щоденних обов'язках і завданнях. Саме тому так важливо створювати власні щоденні звички, яких ви будете дотримуватися, незважаючи на проблеми, що вас оточують. Добре мати ранкову рутину. Серед найкращих практик для менеджерів – не перевіряти електронну пошту в першу годину робочого дня, вирішувати найбільш складні завдання вранці, складати детальний план на день і дотримуватися його (але з деяким додатковим часом для несподіваних справ і зустрічей).
- Використовуйте правильні інструменти!
Одним з таких інструментів є Yaware.TimeTracker – програмне забезпечення, розроблене спеціально для підвищення продуктивності співробітників, з розширеними функціями, які дозволяють не тільки працювати ефективніше, а й керувати завданнями та проєктами. Yaware має багато можливостей.
Які функції трекеру часу допоможуть в управлінні проєктами?
Трекер часу є потужним інструментом для ефективного управління проєктами, оскільки допомагає вести облік часу та оптимізувати витрату часу на різні завдання. Тож ось деякі функції трекера часу, які можуть бути особливо корисні в управлінні проєктами:
Автоматичний облік робочого часу співробітників
Облік робочого часу за допомогою програмного рішення Yaware.TimeTracker покаже:
- час початку/закінчення роботи;
- запізнення або завершення роботи раніше встановленого робочого дня;
- відсутність співробітників на робочому місці та її причини: нарада, обідня перерва тощо;
- фактична кількість відпрацьованих годин.
Моніторинг та аналіз ефективності програм, додатків та сайтів
База даних Yaware.TimeTracker містить понад 15 тисяч програм і сайтів, кожен з яких має свою категорію ефективності.
Yaware дозволяє моніторити сайти та програми і присвоює їм відповідну категорію продуктивності. При цьому одні й ті ж ресурси мають різну продуктивність для співробітників різних відділів.
Офлайн-активність співробітників
Yaware.TimeTracker показує, коли і скільки часу співробітник був відсутній на робочому місці і що він робив:
- працював з документами;
- був присутній на зустрічі або нараді;
- виходив на обід;
- розв’язував особисті питання тощо.
Програма обліку робочого часу дозволяє співробітнику вибрати вид активності "Зустріч/нарада" і додати коментар з більш повним описом причини відсутності: з ким проводилася зустріч, якої теми стосувалася зустріч і т.д.
Завдяки такому підходу керівник має можливість вести облік відвідуваності, запізнень та дотримання співробітниками робочого графіку.
Скріншоти екрана та зображення з вебкамери
Ця функція (працює тільки в країнах, де це дозволено законодавством) особливо актуальна для моніторингу роботи фрілансерів і позаштатних працівників. Таким чином, ви можете бути впевнені, що віддалений співробітник працює над вашим проєктом, а не просто сидить за комп'ютером протягом оплаченого вами часу.
Висновок
Отже, пошук правильних інструментів для роботи над проєктами – невід'ємна складова успішного виконання завдань. Відповідно обрані технічні засоби не лише сприяють підвищенню ефективності та точності роботи, але й забезпечують зручність співпраці та сприяють досягненню високої якості результату. Тож впроваджуйте Yaware.TimeTracker просто зараз!
Почніть використовувати свій час ефективніше навіть, якщо працюєте над декількома проєктами одночасно. До того ж, Yaware пропонує користування програмою 14 днів безкоштовно, щоб ви могли випробувати її функціонал у повній мірі!